Reiskosten

• Q&A Reiskosten- en thuiswerkvergoeding in 2022

  • Door de coronacrisis is thuiswerken veel normaler geworden. Zo normaal zelfs, dat een groot aantal werkgevers verwacht dat werknemers ook na het opheffen van de coronamaatregelen structureel een deel van de werktijd thuis blijven werken. Dat heeft gevolgen voor de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. En wat doe je met de kosten die de werknemer maakt om thuis te werken en de thuiswerkplek in te richten? Vragen die leven bij werkgevers en waar zij rekening mee willen houden in hun mobiliteitsbeleid. In deze Q&A wordt antwoord gegeven op algemene vragen over reiskostenvergoeding en waarjewerkt-budget. Cao afspraken zijn hier dus niet in meegenomen.

• Voor welke reiskosten geldt een gerichte vrijstelling?

  • Vergoedingen zijn (gericht) vrijgesteld als het gaat om vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder ook reizen voor het woon-werkverkeer. Ook ritten die in de loop van de dag plaatsvinden (bijvoorbeeld lunchritten) kunnen worden gerekend tot het woon-werkverkeer. U mag onbelast 19 cent per kilometer vergoeden.

• Geldt de gerichte vrijstelling van 19 cent per kilometer ook als de werknemer de afstand naar zijn werk en terug lopend aflegt?

  • Ja, de vrijstelling geldt ongeacht het ‘vervoersmiddel’ waarmee de werknemer reist. Dat kan dus lopend zijn, met de (elektrische) fiets, scooter, motor, auto of openbaar vervoer of een combinatie van vervoersmiddelen.

    De vrijstelling van 19 cent geldt echter niet als het vervoer plaatsvindt per taxi, vliegtuig, schip of als sprake is van vervoer vanwege de werkgever (bijvoorbeeld een auto of fiets van de zaak, of een OV-jaarkaart van de werkgever). Wel kunt u bij het reizen per taxi, vliegtuig of schip de werkelijke kosten vergoeden.

• Wat geldt als ik de kosten van openbaar vervoer wil vergoeden?

  • U mag uitgaan van 19 cent per kilometer, maar u mag de vergoeding ook baseren op de werkelijke kosten van het openbaar vervoer. Dit zal aan de orde zijn als de werkelijke kosten hoger zijn dan 19 cent per kilometer. Voor de situatie dat u een openbaarvervoer(jaar)kaart ter beschikking stelt, deze kaart niet beperkt is tot het reizen over een vast traject en mede zakelijk wordt gebruikt, geldt een nihilwaardering voor de niet-zakelijke reizen (privé reizen).

• Geldt de goedkeuring van de Belastingdienst nog om de reiskosten door te mogen betalen ondanks dat het reispatroon is aangepast vanwege corona?

  • Nee, deze maatregel is gestopt met ingang van 1 januari 2022.

• Mag ik bij kortstondige afwezigheid de vaste reiskostenvergoeding voortzetten?

  • Ja, dat mag. Van kortstondige afwezigheid is sprake als in redelijkheid een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken te verwachten is. Op het moment dat u een langere afwezigheid voorziet, mag u de vergoeding in de lopende en volgende maand nog onbelast voortzetten. Daarna is een onbelaste vergoeding pas weer toegestaan in de maand volgend op de maand van herstel. Voor de wettelijke regeling geldt dat u, over de maanden dat u een vaste vergoeding toekent, de 128 dagen telkens naar tijdsgelang moet toepassen.

• Ik geef mijn medewerkers naast de vaste reiskostenvergoeding, een vergoeding van 19 cent per kilometer voor de overige zakelijke (dienst)reizen. Mag dat?

  • Ja, dat mag, zolang u maar voldoet aan de eisen van de vaste reiskostenvergoedingen voor het woon-werkverkeer.

• Wat houdt de waarjewerkt-regeling in?

  • Het overgrote deel van de werkgevers overweegt om na versoepeling van de coronamaatregelen thuiswerken waar mogelijk structureel te maken met een bijpassende, formele thuiswerkregeling. Daarbij zien werkgevers hybride werken veelal als de ideale werkvorm: een werknemer werkt 2 tot 3 dagen per week thuis of op locatie, en de overige dagen op kantoor.  Bij hybride werken hoort veelal niet alleen een vaste reiskostenvergoeding, maar ook een andere manier van het vergoeden van kosten, waaronder de extra kosten voor het thuiswerken. De waarjewerkt-regeling combineert de vergoeding van reiskosten met de vergoeding van de extra kosten voor thuiswerken, bijvoorbeeld voor elektriciteit, koffie en water. Daarbij is van belang dat voor de reiskosten een fiscale vrijstelling geldt. Ook de thuiswerkvergoeding is met ingang van 1 januari 2022 gericht vrijgesteld.

• Hoe bereken ik per 1 januari 2022 de gecombineerde vaste, maandelijkse, gericht vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkvergoeding op basis van de wettelijke regeling?

  • Voor de wettelijke regeling moet worden voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer tenminste op 128 dagen, dus 3 van de 5 werkdagen per week, naar een vaste werkplek reist. In dat geval mag u een vaste, maandelijkse, gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding aan de werknemer betalen op basis van 214 werkdagen per jaar, op voorwaarde dat u met de werknemer heeft afgesproken dat hij alle dagen naar kantoor reist (214 werkdagen * enkele reisafstand per dag * 2 * € 0,19 / 12 maanden). Als u met de werknemer heeft afgesproken dat hij op 3 dagen naar kantoor reist en 2 dagen per week thuiswerkt, mag u een gecombineerde reiskosten- en thuiswerkvergoeding aan de werknemer betalen. Deze berekent u als volgt:

    - Reiskosten
    Stel, de werknemer woont op 20 kilometer van kantoor. Als de medewerker op tenminste 76 dagen per jaar ( = 3/5 * 128 dagen) naar kantoor reist, dan bedraagt de vaste, maandelijkse, gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding € 81,32 (3/5 * 214 werkdagen * 20 kilometer * 2 * € 0,19 / 12 maanden);

    - Thuiswerkkosten
    Als de medewerker op tenminste 51 dagen per jaar ( = 2/5 * 128 dagen) thuiswerkt, dan bedraagt de vaste, maandelijkse, gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding € 14,27 (= 2/5 * 214 werkdagen * € 2 netto per dag / 12 maanden);

    - De gecombineerde vaste, maandelijkse, gericht vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkvergoeding per maand bedraagt dan € 81,32 plus € 14,27 = € 95,59.

• Wat houdt het waarjewerkt-budget in?

  • Bij een waarjewerkt-budget kent de werkgever een (voorwaardelijk) budget toe om de medewerker in staat te stellen zelf te beslissen óf hij gaat reizen en hoe hij wil reizen. Een eventueel restant budget wordt niet in geld uitgekeerd. Voor de thuiswerkdagen kan een netto vergoeding van € 2 per dag (Nibud-norm) uit het budget worden gefinancierd. Voor de reiskosten kan € 0,19 per kilometer of de werkelijke kosten van het OV uit het budget worden gehaald. Binnen het waarjewerkt-budget geldt een prikkel om te reizen met de fiets door voor een fietskilometer een hogere vergoeding per kilometer toe te kennen. Het voordeel van een voorwaardelijk budget is dat het niet aanzet tot calculerend gedrag. Bij een onvoorwaardelijk budget, waarbij een restant aan het einde van het kalenderjaar als brutoloon wordt uitgekeerd, loont het voor de medewerker om thuis te werken, in plaats van op kantoor. Het is zaak dat de werkzaamheden daar worden verricht waar dat voor het werk het meest voor de hand ligt. Om zaken uit te werken zou de werknemer thuis kunnen werken. Kantoor is dan meer een ontmoetingsplek om de contacten te onderhouden.